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有关单位及同学：
根据《哈尔滨工业大学博士生国际学术交流基金章程（试行）》（见附件1）的有关规定，现将2013年秋季学期申请国际会议资助的相关事项通知如下：
一、资助范围
从本学期开始，学校将统一组织博士生申请国际会议资助工作，每年申请四次，此次申请对象是参加2014年3月31日前召开的国际会议的博士研究生。
二、资助要求及条件
1.申请人应为我校在籍全日制博士生（委托培养及同等学力博士生不在资助范围）。
2.论文被会议录用，且为论文第一作者，导师应为论文作者之一。
3.每位博士生在读期间只资助一次。
4.每位博士生导师每年最多资助2名博士生参加国际会议。
三、资助方式、内容及标准
1.资助方式及内容
资助方式为学校和导师共同资助，具体如下：
学校资助国际路费和注册费，并设最高限额，未超限额者实报实销；超过限额者，按最高限额执行，超额部分由导师资助。
2.资助标准
欧美地区（包括大洋洲）：10000元人民币
亚洲地区：5000元人民币
3.拟参加高水平国际会议的理学等基础学科的博士生，如其导师确属科研经费严重不足，可以由导师向学校提出申请，经研究生院审批通过后，提高学校资助额度。
四、需提交的材料
1.学生向所在院（系）提交的材料
1）《哈尔滨工业大学博士生国际学术交流基金申请表/预申请表》（见附件2、3）
《申请表》需提交电子版及纸版，纸版一式两份（院系留存1份，研究生院留存1份），正反面打印。《申请表》需由学生本人及导师签字；由院（系）统一安排主管领导签字、盖章等事宜。
2）邀请函（电子版）
3）论文全文（电子版）
4）《国际会议资助证明》（见附件4）
申请国际会议基金资助的学生，可根据签证要求自愿办理《国际会议资助证明》。学生需自行填写《资助证明》相关内容，提交电子版，并打印第一页、导师签字，由院（系）统一安排加盖公章事宜。
研究生院将根据各院（系）提交的纸版及电子版材料为学生统一办理学校《资助证明》，相关学生可在资助名单公布后一周内到所在院（系）领取。
2.各院（系）向研究生院提交的材料
1）《哈尔滨工业大学国际会议资助申请汇总表》（纸版1份，及电子版）
2）《哈尔滨工业大学博士生国际学术交流基金申请表/预申请表》（纸版1份）
3）邀请函（电子版）
4）论文全文（电子版）
5）《国际会议资助证明》（纸版1份，及电子版）
3.注意事项
申请提高资助额度的学生预申请时可暂不提交电子版邀请函及论文全文。研究生院审核批准后，可在论文正式录用后补交相关材料。
五、报销要求
1.报销时间：会议结束后30个工作日内
2.需提交的材料
1）参会总结（电子版，包括体会、建议、照片等）。需在报销前发至邮箱:yliu423@hit.edu.cn。
2）相关票据（机票发票/行程单、登机牌、会议注册费收据等）
3）财务处要求的其它证明文件
具体报销流程及要求可参考《博士研究生参加国际会议回国报销注意事项》（见附件6）。
六、深圳研究生院时间安排
学生向所在学院提交材料：10月15-25日
注意：未能在本通知要求的时间内申请国际会议资助的同学，也可向所在院（系）及研究生院办理补申请手续，具体可咨询研究生院相关负责人。
联系人：陈惟鑫 联系电话：26032560
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