各单位：

2020年正值哈尔滨工业大学百年校庆之际，深圳校区各单位将围绕校庆举办系列纪念活动，形成大量反映学校发展、校友活动和各种捐赠等方面的纸质、声像、电子文件和实物。这些资料将是哈工大宝贵的资源和财富，对传承学校文化、弘扬工大精神，促进学校发展具有重要作用。因此，请各单位高度重视，做好校庆相关资料的收集、整理和归档工作。根据哈尔滨工业大学校本部档案馆、校庆办公室的有关要求，结合深圳校区实际，现将有关事项通知如下：

一、归档要求

1.各单位要指定专人负责本部门开展的校庆活动形成资料的收集、整理、保管和移交工作，所有关于校庆活动的资料需要统一移交至档案与校史馆；

2.各单位要明确资料收集范围，特别重视照片、录音、录像、电子文件、实物等材料的收集。保证内容齐全完整，真实准确，数据信息详实，影像资料合乎规格。

二、归档范围

1.校庆筹备工作相关的文件材料，如通知、公告、工作方案（筹备、后勤保障、安全保卫等）、工作简报、会议纪要、大事记、请示、报告、批复、规章制度、合同等；

2.活动方案、活动议程、活动工作领导小组成员名单、活动总结、合同等文件资料；

3.各单位校庆纪念活动、系列学术活动、捐赠仪式等线下活动的邀请函、贺信、讲话稿、会序、主持词、嘉宾名单、题名册、代表证、工作证、座位图等；

4.校庆线上和线下活动的影像资料，其中照片要标注好事件、时间、地点、主要人物、拍摄者、主要人物要标注好图中位置；

5.校庆活动宣传工作方案、宣传品（展板、宣传册、海报、旗帜、新媒体中的宣传图样等）、光盘、印刷品（证件、证书、画册、胸卡、桌签等）、校庆期间举办的各类庆典活动的相关新闻、媒体的宣传报道材料等；

6.题词、贺信、贺电、实物捐赠、老照片、校史研究资料等接收工作的制度，以及资料汇总、去向登记；

7.校庆日当天“云校庆”线上活动相关资料。包括：线上活动实施方案、现场直播方案、新闻宣传方案等；云直播、云返校、云展示、云互动、新闻宣传等活动的视频材料；线上祝福、系列专题报导等为线上活动录制的视频材料；

8.校庆日当天“云校庆”线下活动相关资料。包括：100周年纪念大会的会场设计、舞台布置图、主持词、领导讲话稿、嘉宾名单、签到信息等，具有代表性的现场照片、完整视频、音频材料，入场券、席签、工作证等材料；升旗仪式、邮票发行仪式、写给未来的信及其他师生活动形成的材料；

9.九月校友返校相关活动形成的材料；

10.校友活动中形成的文字材料、照片及视频，校友通讯录等；

11.各单位重要展览、办学成果展、学术成果展等的电子版及其所用的原始图片；

12.校庆活动结束后的各类总结材料；

13.各单位校庆活动中具有历史意义的其它材料。

三、归档时间及联系人

请各单位做好校庆期间形成资料的收集积累，在校庆结束后两个月内完成归档工作，档案与校史馆会加强对各单位的业务指导。

各单位在开展资料收集工作中如有问题，请随时与档案与校史馆联系。

联系人：陶春阳

联系电话：0755-86970399（7399）

邮箱：taochunyang@hit.edu.cn

档案与校史馆

2020年5月8日